Īsu pārtraukumu var ieplānot jau tad, kad sadali dienas darbus: pēc viena uzdevuma posma un pirms nākamā. Nav jāgaida, līdz viss būs pabeigts. Gan pie biroja galda, gan fiziskā darbā svarīgi atrast tādu apstāšanās brīdi, kas iederas pienākumos un ļauj droši uz laiku pievērsties sev.
Autors un izdevējs: LinuxNet redakcija.
Oriģinālā doma: pauzei ir vieta arī nepabeigtā dienā
“Pauze nav jāatliek līdz brīdim, kad viss ir izdarīts. Tai var būt sava vieta darba dienas ritmā.”
Šī ir LinuxNet redakcijas oriģināla doma, nevis kādai zināmai personai piedēvēts citāts. To var uztvert kā aicinājumu pārskatīt dienas plānu: kur tajā ir vieta īsam pārtraukumam, ja uzdevumi seko cits citam un pabeigto darbu saraksts joprojām šķiet pārāk īss?
Darba dienai ne vienmēr ir skaidras beigas katram pienākumam. Pēc nosūtītas vēstules pienāk atbilde, pēc sakārtota plaukta jāķeras pie nākamā. Ja atpūta ir atļauta tikai tad, kad vairs nav ko darīt, tai var būt grūti atrast vietu. Tāpēc iespējams izvēlēties mazāku robežu: pabeigt vienu posmu un tad apstāties.
Šīs domas praktiskā nozīme nav apsolīt lielāku ražīgumu. Tā piedāvā vienkāršu izvēli — pauzei paredzēt konkrētu vietu, tāpat kā sarunai, pasūtījuma sagatavošanai vai dokumenta pārskatīšanai. Pārtraukumam nav jābūt nopelnītam ar nevainojami izpildītu darbu sarakstu.
Atrodi pārtraukuma vietu starp diviem darba posmiem
Sāc ar vienu ilgāku uzdevumu un sadali to saprotamos posmos. Piemēram, vispirms apkopo materiālus, pēc tam sagatavo melnrakstu un tikai tad pārbaudi detaļas. Pauzi vari novietot starp posmiem, kuros iespējams apstāties, neatstājot nedrošu situāciju vai nepabeigtu steidzamu darbību.
Plānam jābūt pietiekami konkrētam, lai to varētu īstenot. “Kādreiz atpūtīšos” vietā vari sev pateikt: “Kad būs sagatavota pirmā dokumenta daļa, piecas minūtes paņemšu pārtraukumu.” Šīs piecas minūtes ir piemērs, nevis visiem piemērojama norma. Ilgumu un laiku pielāgo savam darbam un darba vietas kārtībai.
Ja darbu grūti sadalīt, noder iepriekš izvēlēts orientieris: pabeigta saruna, nodots pasūtījums vai droši noslēgts darba cikls. Atgādinājums var palīdzēt šo ieceri pamanīt, taču tas neaizstāj spriedumu par situāciju. Signāls ir iemesls novērtēt, vai tagad vari apstāties.
Pirms pārtraukuma atstāj sev īsu norādi par nākamo soli. Pietiek ar vienu teikumu: “Pārbaudīt pēdējās tabulas rindas” vai “Turpināt ar nākamo iepakojumu.” Atgriežoties būs skaidrs, kur darbu atsākt, un nebūs jāpaļaujas tikai uz atmiņu.
Birojā: starp dokumentu un nākamo sarunu
Iedomājies rītu pie datora. Jāsagatavo atskaite, pēc tam paredzēta attālināta saruna. Atskaite vēl nav pilnībā gatava, tomēr datu apkopošana ir pabeigta. Šis var būt iepriekš izvēlētais pārtraukuma brīdis, ja līdz sarunai ir pietiekami daudz laika un nav cita tūlītēja pienākuma.
Darbinieks saglabā dokumentu, pieraksta nākamo darbību un uz dažām minūtēm atkāpjas no galda. Var paņemt ūdeni, paskatīties pa logu vai mierīgi pasēdēt citā vietā. Vēl viens iespējamais piemērs ir īsa elpošanas pauze, pievēršot uzmanību pašsajūtai un pārtraucot vingrinājumu, ja rodas diskomforts. Nav nepieciešams izveidot sarežģītu pašaprūpes rituālu: būtiska ir iespēja uz brīdi pārtraukt konkrēto darba uzdevumu.
Ja pārtraukuma laikā tiek atvērts darba e-pasts, tas var pārvērsties par nākamo pienākumu. Tāpēc jau iepriekš vari izvēlēties, ko šajā laikā darīsi. Piemēram, tējas pagatavošana būs pārtraukums, bet atbilžu rakstīšana kolēģiem paliks darba posmā pēc tā.
Kopīgā birojā jāņem vērā arī saziņa. Ja kolēģis gaida informāciju, noder īsa ziņa par to, kad būsi pieejams. Pārtraukums kļūst vieglāk saskaņojams, ja citiem nav jāmin, vai esi aizņemts, prom vai gatavs sarunai.
Fiziskā darbā: vispirms droši noslēdz darbību
Fiziska darba piemērs var būt preču sakārtošana noliktavā. Darbinieks ir ieplānojis īsu pārtraukumu pēc konkrētas preču grupas novietošanas. Pirms došanās atpūsties viņš pabeidz iesākto pārvietošanu, droši novieto izmantotos līdzekļus un pārliecinās, ka eja ir brīva.
Šādā vidē pārtraukuma brīdi nevar noteikt tikai pēc pulksteņa. Ja rokās ir smagums, notiek kopīga pārvietošana vai jāuzrauga iekārta, vispirms jāievēro konkrētā darba drošības kārtība. Pauzi plāno vietā un laikā, kur iespējams droši pārtraukt pienākumus.
Pārtraukums var nozīmēt mierīgu pasēdēšanu tam paredzētā vietā vai ūdens padzeršanos. Nav pamata pieņemt, ka pēc fiziska darba visiem vajadzīga vēl papildu kustība. Izvēle ir atkarīga no darba rakstura, pašsajūtas un pieejamās atpūtas vietas.
Ja darbu veic komandā, pārtraukumu saskaņo ar kolēģiem un atbildīgo personu. Noder vienoties, kurā darba posmā kāds var atkāpties un kam tajā laikā jāturpina pienākumi. Personiska apņemšanās vien neatrisina situāciju, kurā nav iespējams atstāt darba vietu bez aizvietošanas.
Kad dienas plāns izjūk, izvēlies nākamo iespēju
Ieplānota pauze dažreiz nenotiek. Saruna ieilgst, pienāk steidzams uzdevums vai jāpalīdz kolēģim. Tad vari pārcelt pārtraukumu uz nākamo iespējamo brīdi un nosaukt to konkrēti. Piemēram: “Pēc šī pasūtījuma nodošanas apstāšos uz dažām minūtēm.”
Ja pārtraukumi regulāri pazūd no dienas, ir vērts apskatīt pašu darba organizāciju. Vai vienlaikus ieplānots pārāk daudz uzdevumu? Vai nav skaidrs, kas pārņem pienākumus? Šos jautājumus vari pārrunāt ar vadītāju vai komandu, izmantojot konkrētus dienas piemērus.
Arī atpūtu nav nepieciešams pārvērst par vēl vienu sasniegumu, ko rūpīgi novērtēt. Vari vienkārši pamanīt, vai izvēlētais brīdis bija īstenojams un vai pēc tā bija skaidrs nākamais darba solis. Ja plāns nederēja, nākamajā dienā pamēģini citu robežu starp uzdevumiem.
Ilgstošs nogurums prasa individuālu padomu
Īss pārtraukums ir darba dienas organizēšanas paņēmiens. Tas nav solījums novērst izdegšanu, ārstēt sāpes vai atrisināt ilgstoša noguruma cēloni. Šeit aprakstītie piemēri arī nenosaka vienotu pārtraukumu režīmu visām profesijām un veselības situācijām.
Ja nogurums ir ilgstošs, atkārtojas vai traucē ikdienai, meklē individuālu padomu pie ģimenes ārsta vai cita atbilstoša veselības aprūpes speciālista. Ja pašsajūta neļauj droši turpināt darbu, rīkojies atbilstoši situācijai un darba vietas drošības kārtībai, negaidot ieplānoto pauzi.
Nākamās darba dienas sākumā izvēlies vienu ilgāku uzdevumu un vienu iespējamu pārtraukuma vietu tajā. Kādam posmam jābūt pabeigtam, lai tu varētu droši apstāties, un kādu īsu norādi atstāsi sev par darba turpinājumu?
Avots: Editorial research
Komentāri