Spējīgs valodas modelis pats par sevi nezina uzņēmuma aktuālos datus un neizpilda darbību programmā, kurai nav pievienots. Tāpēc gatavošanos MI aģentam ir lietderīgi sākt ar vienu informācijas ceļu: no avota līdz pārbaudāmam rezultātam. Šī shēma palīdz saprast, kas jau pieejams un kā vēl trūkst.
Aģents sagatavo atbildi, bet aktuālais produkta fakts palicis citā programmā. Vai arī dati ir pieejami, taču nav skaidrs, kur saglabāt rezultātu. Šādus šķēršļus ir vieglāk pamanīt, ja pirms rīka izvēles izseko vienam uzņēmuma uzdevumam no sākuma līdz beigām.
MI integrāciju un biznesa procesu automatizācijas speciālists Kristin Zapasnik, Verslomatika dibinātājs, stāsta, ka viņa modelī katram uzņēmumam ir sagatavoti aģenti, zināšanas un rīki. Īpašnieks nosaka plānu un sazinās ar koordinatoru, kas sadala uzdevumus. Lai speciālists varētu strādāt, tam vajadzīga arī skaidra piekļuve darba informācijai.
Četri posmi vienam uzdevumam
Vienkārša procesa shēma var sastāvēt no četriem posmiem: avots, piekļuve, darbība un rezultāts. Avots atbild uz jautājumu, kuri dati ir aktuāli. Piekļuve parāda, ko sistēma ļauj nolasīt vai mainīt. Darbība apraksta pašu uzdevumu. Rezultāts pasaka, ko saņems cilvēks vai nākamā programma.
Šāda shēma palīdz pamanīt iztrūkstošu posmu. Var būt kvalitatīvs produkta apraksts, bet nav norādīts, kura versija jāizmanto. Var būt pieejami dati, bet nav vietas, kur saglabāt sagatavoto atbildi. Var būt iespējams veikt izmaiņu, bet trūkst pārbaudes, kas apstiprina tās izdošanos.
Uzzīmējot ceļu, noder iziet tam cauri kopā ar cilvēku, kurš šo darbu pašlaik veic. Viņš var parādīt izņēmumu, kas instrukcijā nav minēts: kuru lauku pārbauda vēlreiz vai kad atver papildu dokumentu. Šīs zināšanas jāapraksta tik konkrēti, lai tās varētu izmantot arī cits izpildītājs. Citādi integrācija pārnesīs tikai redzamo procesa daļu.
Lasīšana un mainīšana ir atsevišķas iespējas
Ja aģents drīkst redzēt informāciju, tas vēl nenozīmē, ka tam jāspēj to mainīt. Sagatavot atbildes projektu un nosūtīt to klientam arī ir divas atšķirīgas darbības. Procesa aprakstā šīs robežas jānosauc saprotami, lai visi dalībnieki vienādi izprastu uzdevuma apjomu.
Pirmajam izmēģinājumam var pietikt ar uzņēmuma informācijas nolasīšanu un rezultāta iesniegšanu cilvēkam. Tālākās iespējas izvēlas pēc konkrētā darba: vai vajadzīgs atbildes melnraksts, ieraksta papildināšana vai cita darbība sistēmā? Šādi rīka iespējas tiek salāgotas ar uzņēmuma uzdevumu.
Produkts un tā skaidrojums dzīvo dažādās vietās
Kristianam piederošais Memory Casting ir fizisku roku atlējumu komplektu bizness pāriem un ģimenēm. Viņš norāda, ka aģenti viņa uzņēmumos tiek izmantoti arī vietņu uzturēšanai un klientu e-pastiem. Fiziskos darbus joprojām veic cilvēki un sadarbības partneri.
Tā paša īpašnieka Topdovanos portālā atrodams roku atlējumu komplektu ceļvedis lietuviešu valodā. Tajā apkopoti salīdzinājumi, video un sagatavošanās skaidrojumi. Tas labi parāda produkta informācijas uzdevumu. Atbildei par krājumiem vai konkrētu pasūtījumu savukārt vajadzīgs ar šo jautājumu saistītais datu avots.
Sagatavojiet integrācijas kartīti
Pirms izmēģinājuma noder viena īsa kartīte katram procesam. Tajā nav jāiekopē sensitīvi dati vai paroles. Jānorāda sistēmas, atbildīgais cilvēks un paredzētā darbība. Kartītes uzdevums ir palīdzēt sarunai par integrāciju, nevis aizstāt tās tehnisko pārbaudi.
Katrā posmā jāparedz arī gadījums, kad informācija nav pieejama. Ja avotu nevar atvērt, iepriekš saglabāta kopija var būt novecojusi. Ja darbību nevar izpildīt, aģentam tas jāparāda kā konkrēts ierobežojums. Gluds kopsavilkums nedrīkst radīt iespaidu, ka trūkstošais posms tomēr izpildīts.
- Avots: kurā sistēmā ir aktuālā informācija un kas par to atbild?
- Piekļuve: vai uzdevumam nepieciešama nolasīšana, sagatavošana vai izmaiņa?
- Darbība: kāds ir precīzais uzdevums un tā robežas?
- Rezultāts: kur nonāks galīgā versija un kas to izmantos?
- Pārbaude: kā noskaidrosim, ka uzdevums izpildīts?
- Izņēmums: ko darīsim, ja avots vai programma nebūs pieejama?
Izmēģinājums pārbauda visu ceļu
Kad karte ir skaidra, var veikt nelielu izmēģinājumu ar pārskatāmu uzdevumu. Jāpārbauda ne tikai aģenta rakstītais teksts, bet arī tas, vai izmantots pareizais avots un rezultāts nonācis paredzētajā vietā. Ja uzdevums ir tikai projekts cilvēka pārskatīšanai, šī vieta var būt arī skaidri norādīts dokumenta melnraksts.
Ja izmēģinājumā kāds posms neizdodas, jāfiksē precīzā vieta. Datu nolasīšanas problēma neprasa tādu pašu labojumu kā neskaidra uzdevuma instrukcija. Saglabāts sākotnējais rezultāts palīdz salīdzināt, ko mainīja konkrētais labojums. Tādējādi nākamā izvēle balstās faktiskā šķērslī, nevis vispārīgā iespaidā, ka aģents ir pārāk vājš vai pārāk sarežģīts.
Rīka izvēle tad kļūst konkrētāka. Var salīdzināt, kurš risinājums atbalsta vajadzīgās sistēmas un ļauj pārbaudīt rezultātu. Uzņēmums vairs nevērtē tikai iespaidīgu demonstrāciju: tas zina savu informācijas ceļu un saprot, kurā posmā nepieciešama tehniska vai organizatoriska palīdzība.
Komentāri